สรุปเนื้อหาบทที่ 6

สรุปเนื้อหาบทที่ 6

ข้อมูลและการจัดการข้อมูล

ข้อมูลสำหรับการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์นั้น อาจได้มาจากภายในหรือภายนอกองค์กรซึ่งควรมีคุณสมบัติพื้นฐานประกอบด้วย ความถูกต้อง มีความเป็นปัจจุบัน ตรงตามความต้องการ มีความสมบูรณ์และสามารถตรวจสอบได้ ทั้งนี้ในการจัดการกับข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ จะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับชั้นเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้ เชน บิต ไบต์ ฟีลด์ เรคอร์ด ไฟล์ 
        โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลที่จัดเก็บไว้บนสื่อบันทึกข้อมูลสำรองมีอยู่ 3 ลักษณะคือ แบบเรียงลำดับ แบบสุ่ม และแบบลำดับเชิงดัชนี การเลือกใช้ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับงาน สำหรับแฟ้มข้อมูลโดยทั่วไปนั้นจะแบ่งออกได้เป็น 2    ประเภทคือ แฟ้มหลัก ซึ่งเป็นแฟ้มข้อมูลที่เป็นความถี่ของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่บ่อยมากนัก และอีกประเภทหนึ่งคือ แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นแฟ้มการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขข้อมูลภายในค่อนข้างบ่อยและทำเป็นประจำต่อเนื่องหรือทุกวัน
        ข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน จะถูกเก็บรวบรวมไว้ที่เดียวกัน เรียกว่า “ฐานข้อมูล”ซึ่งช่วยให้การประมวลผลมีความสะดวกและง่ายยิ่งขึ้นโดยมีแนวคิดที่จะจัดการเก็บข้อมูลเพื่อลดความซับซ้อน ลดความขัดแย้ง รักษาความคงสภาพ อำนวยความสะดวกในการใช้ข้อมูลร่วมกัน ง่ายต่อการเข้าถึงและลดระยะเวลาพัฒนาระบบงาน เครื่องมือสำหรับการจัดการฐานข้อมูลนั้น เรียกว่า “DBMS” ซึ่งเป็นเสมือนผู้จัดการฐานข้อมูลที่จะดูแลและอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้โดยไม่จำเป็นต้องทราบถึงโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลในระดับที่ลึกมากแต่อย่างใด